Tommy houle (ci-après « L’AGENCE » ou le « COURTIER ») est régi(e) par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la Loi).
Renseignement personnel
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’AGENCE ou le COURTIER peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.
Consentement
L’AGENCE ou le COURTIER collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l’AGENCE ou le COURTIER. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par l’AGENCE ou le COURTIER, celle-ci (celui-ci) pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de service.
Responsabilité
L’AGENCE ou le COURTIER est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle (il) détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, l’AGENCE ou le COURTIER a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Collecte des renseignements personnels
L’AGENCE ou le COURTIER ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par l’AGENCE ou le COURTIER et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.
L’AGENCE ou le COURTIER invite les membres de son personnel à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.
Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l’AGENCE ou le COURTIER encourage les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ.
L’AGENCE ou le COURTIER peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).
Utilisation et communication des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.
L’AGENCE ou le COURTIER peut être tenu(e) de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ]), aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.
L’AGENCE ou le COURTIER peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, l’AGENCE ou le COURTIER établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle (il) indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec l’AGENCE ou le COURTIER en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels.
Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, l’AGENCE ou le COURTIER tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. L’AGENCE ou le COURTIER ne communiquera les renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être communiqués.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’AGENCE ou le COURTIER doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’AGENCE ou du COURTIER l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.
Mesures de sécurité
Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’AGENCE ou le COURTIER applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les mesures applicables :
- Utilisation d’ordinateurs, de téléphones et de plateformes numériques protégés par mot de passe;
- Accès restreint aux documents contenant des renseignements personnels;
- Classement physique sécurisé (documents conservés dans un classeur verrouillé);
- Sauvegarde régulière des données dans un environnement informatique sécurisé;
- Transmission de documents sensibles par des moyens sécurisés, tels que courriels chiffrés ou plateformes recommandées par l’OACIQ;
- Destruction sécurisée des documents papiers et numériques à la fin de leur cycle de vie, conformément aux règles applicables.
Incident de confidentialité
Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
L’AGENCE ou le COURTIER a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.
Rôles et responsabilités
- L’AGENCE ou le COURTIER
L’AGENCE ou le COURTIER : (Voici des exemples de pratiques à implanter)
- Assure la confidentialité des renseignements en appliquant de bonnes pratiques de gestion;
- Met en place des mesures de protection adaptées à la sensibilité des renseignements détenus;
- Utilise des méthodes uniformisées pour classer, conserver, numériser et détruire les documents;
- Gère les accès physiques et informatiques en fonction des besoins réels;
- Applique les politiques de sécurité, assure leur mise à jour, et respecte les obligations professionnelles imposées par l’OACIQ.
- Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi, l’AGENCE ou le COURTIER a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels.
S’assure que les politiques sont respectées et conformes à la réglementation;
Gère les incidents de confidentialité;
Traite les demandes d’accès, de retrait et de rectification;
Répond aux plaintes et accompagne les personnes concernées;
Est consulté lors de l’implantation de nouveaux outils ou systèmes qui impliquent des renseignements personnels.
- Membres du personnel
Étant seul dans l’entreprise, seul le COURTIER a accès aux renseignements personnels. Dans l’éventualité où un collaborateur temporaire est impliqué dans un mandat, celui-ci :
- A accès uniquement aux renseignements nécessaires à l’exécution de ses fonctions;
- Doit respecter les politiques internes en matière de sécurité et de confidentialité;
- Doit utiliser les outils autorisés et signaler immédiatement tout incident ou anomalie;
- Est tenu de procéder à la destruction sécurisée des renseignements après usage.
Droit d’accès, de retrait et de rectification
Toute personne, ou son représentant autorisé, peut :
- Demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par le COURTIER;
- Retirer en tout temps son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels (ce retrait doit être consigné par écrit);
- Demander la rectification de renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.
Le COURTIER analysera toute demande et y répondra dans un délai raisonnable. Le droit d’accès ou de rectification peut être refusé dans les cas prévus par la Loi, par exemple si cela cause un risque sérieux à la sécurité d’une personne ou si l’information est protégée par le secret professionnel.
Plaintes
Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par le COURTIER. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 15 jours ouvrables suivant sa réception.
Le processus de traitement des plaintes comprend les étapes suivantes :
- Accusé de réception écrit dans un délai raisonnable;
- Analyse complète de la plainte par le Responsable de la protection des renseignements personnels;
- Vérification des faits et, au besoin, demande d’informations complémentaires à la personne plaignante;
- Recommandation de mesures correctives, le cas échéant;
- Envoi d’une réponse écrite à la personne concernée précisant les conclusions et les actions prises.
Pour faire une demande d’accès, de retrait ou de rectification de vos renseignements personnels, ou pour soumettre une plainte :
Tommy Houle
Courriel : tommy@votrecourtierimmobilier.ca
Téléphone : 819-665-5359
Mise à jour : 06/19/2025